Senior Mitarbeiterin Campus- und Studierendenservice (m/w/d)

Die Carl Remigius Fresenius Education Group ist eines der größten privaten und unabhängigen Bildungsunternehmen in Deutschland. Zur Gruppe gehören 18 Marken aus den Bereichen (Berufs-) Fachschule, Hochschule und Weiterbildung im In- und Ausland.

Die Wurzeln der Carl Remigius Fresenius Education gehen bis 1848 zurück. In diesem Jahr gründete Carl Remigius Fresenius in Wiesbaden sein „Chemisches Laboratorium mit Ausbildungslabor“, aus dem später die heutige Hochschule Fresenius hervorging.

Bildung ist Teamwork: Rund 2.500 Mitarbeitende aus Lehre, Wissenschaft und Verwaltung setzen sich gemeinsam für den Bildungserfolg mehrerer Zehntausend Schüler:innen, Studierenden und Fortbildungsteilnehmer:innen ein. Sie bilden die Grundlage der Erfolgsgeschichte, die 1848 begann und bis heute andauert.

Die Hochschule Fresenius ist eine der größten und renommiertesten privaten Hochschulen in Deutschland, die seit 1971 staatlich anerkannt ist. Die Fachbereiche – Chemie & Biologie, Gesundheit & Soziales, Design, Wirtschaft & Medien – verdeutlichen die an der Hochschule Fresenius gelebte Vielfalt ebenso wie ihre deutschlandweit neun Standorte: Berlin, Düsseldorf, Frankfurt am Main, Hamburg, Heidelberg, Idstein, Köln, München und Wiesbaden.

Die mehr als 120 innovativen Bachelor- und Masterstudiengänge sowie Aus- und Weiterbildungen decken vielfältige Themenbereiche ab. Studierende können in Vollzeit und berufsbegleitend am Campus lernen oder im flexiblen Fernstudium.

Das Zusammenspiel von Lehre, Forschung und Praxis steht im Zentrum des Bildungskonzepts der Hochschule Fresenius. Studierende erhalten eine akademische Ausbildung auf höchstem Niveau, in der sie ihr theoretisches Fachwissen stetig im Anwendungskontext testen und erweitern. Die Studiengänge werden in engem Austausch mit Partnern aus Wirtschaft und Gesellschaft konzipiert und sind auf die künftigen Anforderungen des Arbeitsmarktes ausgerichtet.

Aufgaben Mitarbeiter:in Campusservice

1.        Rechnungen/ Buchhaltung

-              Bearbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen, Kreditkartenabrechnungen und der Barkasse sowie Unterstützung der vorbereitenden Buchhaltung (inkl. Weiterbelastungen intern)

-              Bearbeitung und Zuordnung von Rechnungen für AG‑geförderte Studierende

2.        Mitarbeiterverwaltung

-              Organisation und Durchführung von Schlüsselprogrammierungen (Tobler)

-              Bereitstellung von Hardware für neue Mitarbeitende

-              Pflege und Aktualisierung des E-Mail Verteilers „Alle MA München“

3.        Raumbuchungen/ Fahrzeuge

-              Reservierung von Vorlesungsräumen

-              Verwaltung und Reservierung der standorteigenen Fahrzeuge

-              Raumbuchungen Konferenzräume/ Carl

4.        Materialverwaltung

-              Abwicklung von Bestellungen inklusive Prüfung der Lieferungen

-              Verwalten von Büromaterial

5.        Internes Veranstaltungsmanagement

-              Vor- und Nachbereitung interner Veranstaltungen

o   Raumchecks (Konferenzräume und Campusflächen)

o   Bestellungen Catering

o   Kontakt zu Reinigungsfirma

o   Raumbuchungen

-              Kontakt zum AStA bei Veranstaltungen

o   Meldung an Schließdienst und Putzdienst

o   Meldung an Hausverwaltung

6.        Organisation und Koordination des Facility Managements

-              Koordination von Raumausstattungen und kleineren Umbaumaßnahmen

-              Ablesen und Dokumentation von Zählerständen

-              Organisation allgemeiner campusbezogener Aufgaben und To‑dos

-              Planung und Begleitung von Umzügen innerhalb des Standorts

7.        Kontakt und Korrespondenz mit externen Dienstleistern (u. a. Hausverwaltung, Reinigungs- und Schließdienst)

8.        Verwaltungsseitige Betreuung von Exkursionen (Meldung an die Versicherung)

Aufgaben Stellv. Teamleitung (Senior)

·      Unterstützung der Teamleitung in allen fachlichen und organisatorischen Aufgaben

·      Vertretung der Teamleitung bei Abwesenheiten

·      Operative Mitarbeit in den Aufgabenbereichen Campus‑ und Studierendenservice

·      Koordination des Tagesgeschäfts sowie Ansprechperson für das Team bei Rückfragen

·      Mitarbeit bei der Aufgabenverteilung, Termin‑ und Vertretungsplanung

·      Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitender und bei der fachlichen Anleitung

·      Mitwirkung bei der Optimierung von Abläufen und Prozessen

·      Enge Abstimmung mit der Teamleitung sowie Weitergabe relevanter Informationen an das Team

·      Sicherstellung eines serviceorientierten, lösungsorientierten Auftretens nach innen und außen

• Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im administrativen Umfeld
• Organisationsstärke sowie strukturierte Arbeitsweise
• Service‑ und lösungsorientiertes Auftreten
• Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit
• Erste Erfahrung in Koordination oder Anleitung
• Bereitschaft zur Übernahme von Verantwortung (Vertretung Teamleitung)

• Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit viel Gestaltungspotenzial in einem sinnstiftenden Umfeld
• Einen sicheren Arbeitsplatz in einem zukunftsorientierten, sehr erfolgreichen, dynamischen Unternehmen
• Das Angebot sich kostenlos berufsbegleitend innerhalb der Gruppe weiterzubilden, wie z.B. durch ein Bachelor- oder Masterstudium
• Kollegiale Unterstützungskultur, offenes Betriebsklima, Austausch auf Augenhöhe und Förderung des Teamzusammenhalts z.B. durch Mitarbeiterevents und flache Hierarchien
• Nachhaltiger leben – wie z.B. mit unserem Bike-Leasing
• Arbeitgeberfinanziertes Deutschlandticket
• Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
  • Homeoffice in Form von Mobile Working
  • 30 Tage Urlaub + 2 geschenkte Tage
• Betriebliche Gesundheitsförderung, z.B. Kooperationen mit Fitnesskooperationspartnern
• Vergünstigte Angebote sowie vielfältige Zusatzleistungen, z.B. betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen und Corporate Benefits