IT License & Contract Specialist (m/w/d)

Die Carl Remigius Fresenius Education Group ist eines der größten privaten und unabhängigen Bildungsunternehmen in Deutschland. Zur Gruppe gehören 18 Marken aus den Bereichen (Berufs-) Fachschule, Hochschule und Weiterbildung im In- und Ausland.

Die Wurzeln der Carl Remigius Fresenius Education gehen bis 1848 zurück. In diesem Jahr gründete Carl Remigius Fresenius in Wiesbaden sein „Chemisches Laboratorium mit Ausbildungslabor“, aus dem später die heutige Hochschule Fresenius hervorging.

Bildung ist Teamwork: Rund 2.500 Mitarbeitende aus Lehre, Wissenschaft und Verwaltung setzen sich gemeinsam für den Bildungserfolg mehrerer Zehntausend Schüler:innen, Studierenden und Fortbildungsteilnehmer:innen ein. Sie bilden die Grundlage der Erfolgsgeschichte, die 1848 begann und bis heute andauert.

Lizenz- und Software-Asset-Management (SAM)

• Aufbau und Pflege eines zentralen, gruppenweiten Lizenzinventars mit Zuordnung zu Gesellschaften, Kostenstellen und Nutzergruppen
• Überwachung der Lizenz-Compliance, Sicherstellung der Audit-Readiness und Begleitung von Hersteller-Audits (z. B. Microsoft, Adobe)
• Verwaltung und Optimierung von Lizenz- und Subscription-Modellen (On-Premise sowie Cloud/SaaS), inkl. True-up- und True-down-Prozessen
• Identifikation von Einsparpotenzialen durch Lizenzkonsolidierung, Rückführung ungenutzter Lizenzen (Re-Harvesting) und Modelloptimierung
• Bewertung lizenzrechtlicher Auswirkungen bei Cloud-Migrationen und Tool-Einführungen (z. B. Microsoft 365, Konsolidierung Zoom zu Teams)
• Sicherstellung der Datenhoheit und Stammdatenqualität im SAM- bzw. Lizenzmanagement-Tool

IT-Vertragsmanagement

• Anlage, Pflege und Nachverfolgung von IT-Verträgen über den gesamten Lebenszyklus im Vertragsmanagement-System
• Fristen- und Kündigungsmanagement (Verlängerungen, automatische Verlängerungsklauseln, Sonderkündigungsrechte) inkl. Wiedervorlagen
• Prüfung von Vertragskonditionen, SLAs und Leistungsbeschreibungen sowie Nachverfolgung ihrer Einhaltung
• Unterstützung bei Vertragsverhandlungen und Renewals durch Aufbereitung von Konditionen, Benchmarks und Entscheidungsvorlagen
• Sicherstellung der Vertrags- und Dokumentationsqualität sowie revisionssicherer Ablage
• Mitwirkung bei der Bewertung und Steuerung strategischer Lieferantenbeziehungen (Vendor Management)

Beschaffung und Kostentransparenz (übergreifend)

• Unterstützung der Beschaffungsfunktion (Procurement) bei Beschaffungsvorgängen und Ausschreibungen
• Bereitstellung belastbarer Datengrundlagen für die interne Kostenverrechnung über die Gesellschaften (Mehrmandantenstruktur)
• Erstellung von Auswertungen, Reports und Entscheidungsvorlagen für die Bereichsleitung
• Mitwirkung an der Einhaltung von Compliance-Anforderungen (u. a. NIS2, Datenschutz) im Beschaffungs- und Vertragsprozess
• Kontinuierliche Weiterentwicklung von Prozessen, Standards und Tooling im Lizenz- und Vertragsmanagement

Ausbildung und Erfahrung

• Abgeschlossene kaufmännische oder IT-nahe Ausbildung bzw. Studium (z. B. Wirtschaftsinformatik, BWL, IT-Management) oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Lizenzmanagement/SAM, IT-Vertragsmanagement, IT-Einkauf oder einem vergleichbaren Umfeld
• Erfahrung in komplexen Organisationen (Konzern- bzw. Mehrmandantenstruktur) von Vorteil

Fachliche Kompetenzen

• Fundierte Kenntnisse gängiger Software-Lizenzmodelle (insb. Microsoft, Adobe) sowie von Cloud-/SaaS-Subscription-Modellen
• Grundverständnis von Vertragsrecht und vertragsrelevanten Klauseln (Laufzeiten, Kündigung, SLA, Haftung)
• Erfahrung mit SAM- und/oder Vertragsmanagement-Tools
• Sicherer Umgang mit MS Excel sowie idealerweise mit dem Microsoft-365-Ökosystem
• Grundkenntnisse relevanter Compliance-Themen (z. B. NIS2, Datenschutz) wünschenswert
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse

Persönliche Kompetenzen

• Ausgeprägte analytische und strukturierte Arbeitsweise mit hoher Sorgfalt und Detailgenauigkeit
• Verhandlungsgeschick und sicheres Auftreten gegenüber internen und externen Partnern
• Eigenverantwortung, Zuverlässigkeit sowie ausgeprägtes Verständnis für Wirtschaftlichkeit und Compliance
• Kommunikationsstärke und Fähigkeit, komplexe Sachverhalte adressatengerecht aufzubereiten
• Team- und serviceorientiertes Denken

• Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit viel Gestaltungspotenzial in einem sinnstiftenden Umfeld
• Einen sicheren Arbeitsplatz in einem zukunftsorientierten, sehr erfolgreichen, dynamischen Unternehmen
• Das Angebot sich kostenlos berufsbegleitend innerhalb der Gruppe weiterzubilden, wie z.B. durch ein Bachelor- oder Masterstudium
• Kollegiale Unterstützungskultur, offenes Betriebsklima, Austausch auf Augenhöhe und Förderung des Teamzusammenhalts z.B. durch Mitarbeiterevents und flache Hierarchien
• Nachhaltiger leben – wie z.B. mit unserem Bike-Leasing
• Arbeitgeberfinanziertes Deutschlandticket
• Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
  • Homeoffice in Form von Mobile Working
  • 30 Tage Urlaub + 2 geschenkte Tage
• Betriebliche Gesundheitsförderung, z.B. Kooperationen mit Fitnesskooperationspartnern
• Vergünstigte Angebote sowie vielfältige Zusatzleistungen, z.B. betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen und Corporate Benefits