Mitarbeiter Verwaltung und Empfang (m/w/d)

Die Carl Remigius Fresenius Education Group ist eines der größten privaten und unabhängigen Bildungsunternehmen in Deutschland. Zur Gruppe gehören 18 Marken aus den Bereichen (Berufs-) Fachschule, Hochschule und Weiterbildung im In- und Ausland.

Die Wurzeln der Carl Remigius Fresenius Education gehen bis 1848 zurück. In diesem Jahr gründete Carl Remigius Fresenius in Wiesbaden sein „Chemisches Laboratorium mit Ausbildungslabor“, aus dem später die heutige Hochschule Fresenius hervorging.

Bildung ist Teamwork: Rund 2.500 Mitarbeitende aus Lehre, Wissenschaft und Verwaltung setzen sich gemeinsam für den Bildungserfolg mehrerer Zehntausend Schüler:innen, Studierenden und Fortbildungsteilnehmer:innen ein. Sie bilden die Grundlage der Erfolgsgeschichte, die 1848 begann und bis heute andauert.

TEAMBESPRECHUNG & INTERNE VERANSTALTUNGEN

• Teambesprechungen organisatorisch vorbereiten (Raum, Unterlagen, Agenda koordinieren)
• Ablauf der Teambesprechung begleiten und strukturieren
• Praxistag vorbereiten und koordinieren
• Zukunftstag und ähnliche interne Veranstaltungen planen und organisieren
• Nachbereitung und Protokollierung bei Bedarf

SUPPORT & ENTLASTUNG DER THERAPEUTINNEN

• Sicherstellen, dass alle Therapeutinnen die notwendigen Materialien, Unterlagen und Informationen rechtzeitig erhalten
• Organisatorische Aufgaben übernehmen, damit Therapeutinnen sich auf die Therapiezeit konzentrieren können
• Mini-Trainings zu internen Abläufen, Verordnungen und Regulierungen durchführen
• Einzel-Schulungen (1-to-1) zu Thevea (Praxissoftware) anbieten und begleiten
• Therapeutinnen bei Fragen zu Verordnungen, Abrechnungsregeln und gesetzlichen Vorgaben unterstützen
• Neuerungen und Änderungen (z.B. neue Regulierungen, Software-Updates) im Team kommunizieren und erklären

ABRECHNUNG & BUCHHALTUNG

• 1 x Monat Monatsabrechnung (ca. 3–5 Stunden)
• 1 x Woche Verordnungen vorbereiten (max. 1 Stunde)
• Alle Rechnungen an DMS schicken und freigeben
• 1 x Monat Liste von Storno-Rechnungen an Mariana Neuohr schicken
• 1 x Monat Abmahnungsliste überprüfen und bearbeiten

VERWALTUNG & ORGANISATION

• Telefondienst und Anrufbeantworter abhören
• Absagen entgegennehmen und an zuständige Therapeutinnen weiterleiten
• Post bearbeiten und verteilen
• Eingangsbereich sauber und ordentlich halten
• Jeden Morgen lüften
• 1 x Woche Wäsche waschen, trocknen und ablegen
• Küche: Spülmaschine aus- und einräumen
• Material kontrollieren und bei Bedarf bestellen

ANFRAGEN & WARTELISTE

• Neue Anfragen (telefonisch und schriftlich) bearbeiten
• Patienten auf die Warteliste setzen und verwalten
• E-Mails beantworten und weiterleiten
• Vorlagen für häufige Antworten erstellen und pflegen (z.B. Absagen, Warteliste, Anfragen)
• Terminkoordination bei Krankheit oder Ausfall einer Therapeutin
• Kommunikation mit Familien und Patienten (Auskünfte, Rückfragen, Informationen)

ONBOARDING & PERSONAL

• Onboarding neuer Mitarbeiterinnen vorbereiten und begleiten
• Einarbeitung koordinieren (Einführung in Abläufe, Systeme, Zuständigkeiten)
• Unterlagen und Checklisten für neue Mitarbeiterinnen erstellen und aktualisieren
• Zugänge, Schlüssel und Materialien für neue Mitarbeiterinnen organisieren

PRAKTIKANTINNEN

• Praktikumsplan erstellen und abstimmen
• Praktikantinnen in den Praxisalltag einführen
• Ansprechpartnerin während des Praktikums
• Praktikumsnachweise und Dokumentation verwalten

KOORDINATION MIT THERAPEUTINNEN

• Terminpläne abstimmen und Änderungen kommunizieren
• Bei Engpässen oder Ausfällen organisatorisch unterstützen
• Interne Kommunikation zwischen Team und Verwaltung sicherstellen
• Therapeutinnen mit notwendigen Unterlagen und Materialien versorgen

• Berufserfahrung in einem ähnlichen Aufgabengebiet
  
• Sicherer Umgang mit MS-Office
  
• Empathie im Umgang mit Patient:innen und Angehörigen
  
• Teamfähigkeit und Kooperationsbereitschaft
  
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
  
• Organisationstalent
  
• Gute kommunikative Fähigkeiten

• Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit viel Gestaltungspotenzial in einem sinnstiftenden Umfeld
• Einen sicheren Arbeitsplatz in einem zukunftsorientierten, sehr erfolgreichen, dynamischen Unternehmen
• Das Angebot sich kostenlos berufsbegleitend innerhalb der Gruppe weiterzubilden, wie z.B. durch ein Bachelor- oder Masterstudium
• Kollegiale Unterstützungskultur, offenes Betriebsklima, Austausch auf Augenhöhe und Förderung des Teamzusammenhalts z.B. durch Mitarbeiterevents und flache Hierarchien
• Nachhaltiger leben – wie z.B. mit unserem Bike-Leasing
• Arbeitgeberfinanziertes Deutschlandticket
• Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
  • Homeoffice in Form von Mobile Working
  • 30 Tage Urlaub + 2 geschenkte Tage
• Betriebliche Gesundheitsförderung, z.B. Kooperationen mit Fitnesskooperationspartnern
• Vergünstigte Angebote sowie vielfältige Zusatzleistungen, z.B. betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen und Corporate Benefits