Mitarbeiter im Bereich Anmeldung und Praxisorganisation (m/w/d)

Die Carl Remigius Fresenius Education Group ist eines der größten privaten und unabhängigen Bildungsunternehmen in Deutschland. Zur Gruppe gehören 18 Marken aus den Bereichen (Berufs-) Fachschule, Hochschule und Weiterbildung im In- und Ausland.

Die Wurzeln der Carl Remigius Fresenius Education gehen bis 1848 zurück. In diesem Jahr gründete Carl Remigius Fresenius in Wiesbaden sein „Chemisches Laboratorium mit Ausbildungslabor“, aus dem später die heutige Hochschule Fresenius hervorging.

Bildung ist Teamwork: Rund 2.500 Mitarbeitende aus Lehre, Wissenschaft und Verwaltung setzen sich gemeinsam für den Bildungserfolg mehrerer Zehntausend Schüler:innen, Studierenden und Fortbildungsteilnehmer:innen ein. Sie bilden die Grundlage der Erfolgsgeschichte, die 1848 begann und bis heute andauert.

Kurze Stellenbeschreibung:

Zur Verstärkung unserer Hochschulambulanz für Psychotherapie suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Persönlichkeit für den Bereich Anmeldung und Praxisorganisation.

Unsere Ambulanz verbindet psychotherapeutische Versorgung mit Hochschullehre und wissenschaftlicher Forschung. Patient: innen mit unterschiedlichen psychischen Erkrankungen werden hier nach aktuellen wissenschaftlichen Leitlinien behandelt. Gleichzeitig sammeln Psychologie-Studierende im Rahmen ihres Masterstudiums praktische Erfahrungen in der psychotherapeutischen Versorgung. In diesem besonderen Umfeld sorgen Sie gemeinsam mit unserem Team aus Therapeut: innen, Studierenden und Verwaltung für einen strukturierten und reibungslosen Ablauf des Ambulanzbetriebs.

Als zentrale Ansprechperson an der Anmeldung sind Sie häufig der erste Kontaktpunkt für Patient: innen. Sie koordinieren Termine, unterstützen die Organisation der Patientenaufnahme und behalten die administrativen Abläufe der Ambulanz im Blick. Durch Ihre strukturierte Arbeitsweise und Ihr serviceorientiertes Auftreten tragen Sie dazu bei, dass sich Patient: innen gut orientiert und willkommen fühlen und die Behandlungsabläufe effizient organisiert sind.

Aufgabenbereiche

1. Patientenempfang und Kommunikation

• Empfang und Anmeldung von Patient: innen
• Erste Ansprechperson für telefonische und persönliche Anfragen
• Terminvergabe und Terminorganisation für Erstgespräche und Therapiesitzungen
• Weiterleitung von Anfragen an Therapeut: innen und die Ambulanzleitung

2. Administrative Tätigkeiten

• Pflege und Verwaltung von Patientendaten in der Ambulanzsoftware
• Anlage und Verwaltung von Patientenakten
• Unterstützung bei der Dokumentation und Archivierung
• Bearbeitung von E-Mail-Anfragen
• Verwaltung der Terminpläne von Therapeut: innen und Behandlungsräumen

3. Abrechnung und organisatorische Unterstützung

• Vorbereitung und Unterstützung bei Abrechnungsprozessen 
• Ausgabe und Verwaltung von Formularen und Einwilligungen
• Unterstützung bei organisatorischen Abläufen der Ambulanz

4. Schnittstellenfunktion

• Kommunikation zwischen Patient: innen, Therapeut: innen, Studierenden und Verwaltung
• Unterstützung der Ambulanzleitung bei organisatorischen Aufgaben
• Koordination ambulanzbezogener Prozesse am Campus 

Fachliche Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung zur Medizinischen Fachangestellten (MFA) oder eine vergleichbare Ausbildung im Gesundheitswesen
• Erfahrung im Praxismanagement und in der Organisation von Sprechstundenabläufen 
• Kenntnisse in der Abrechnung nach EBM und GOÄ wünschenswert
• Erfahrung im Umgang mit Praxissoftware oder digitalen Verwaltungsprogrammen
• Sicherer Umgang mit administrativen Tätigkeiten wie Terminmanagement, wie z.B. Dokumentation und Patientenaufnahme
• Idealerweise Erfahrung im Bereich Psychiatrie / Psychotherapie (nicht zwingend erforderlich)
• sicherer Umgang mit MS Office (Word, Outlook, Excel)
• Erfahrung im Umgang mit sensiblen Daten (Datenschutz, Schweigepflicht) wünschenswert

Persönliche Kompetenzen

• freundliches und professionelles Auftreten
• hohe Kommunikationsfähigkeit und Serviceorientierung
• strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Organisationstalent und Belastbarkeit
• Empathie im Umgang mit psychisch belastetem Patienten: innen
• Teamfähigkeit und Zuverlässigkeit
• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein

• Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit viel Gestaltungspotenzial in einem sinnstiftenden Umfeld
• Einen sicheren Arbeitsplatz in einem zukunftsorientierten, sehr erfolgreichen, dynamischen Unternehmen
• Das Angebot sich kostenlos berufsbegleitend innerhalb der Gruppe weiterzubilden, wie z.B. durch ein Bachelor- oder Masterstudium
• Kollegiale Unterstützungskultur, offenes Betriebsklima, Austausch auf Augenhöhe und Förderung des Teamzusammenhalts z.B. durch Mitarbeiterevents und flache Hierarchien
• Nachhaltiger leben – wie z.B. mit unserem Bike-Leasing
• Arbeitgeberfinanziertes Deutschlandticket
• Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
  • Homeoffice in Form von Mobile Working
  • 30 Tage Urlaub + 2 geschenkte Tage
• Betriebliche Gesundheitsförderung, z.B. Kooperationen mit Fitnesskooperationspartnern
• Vergünstigte Angebote sowie vielfältige Zusatzleistungen, z.B. betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen und Corporate Benefits