Manager Hochschulambulanz (m/w/d)

Die Carl Remigius Fresenius Education Group ist eines der größten privaten und unabhängigen Bildungsunternehmen in Deutschland. Zur Gruppe gehören 18 Marken aus den Bereichen (Berufs-) Fachschule, Hochschule und Weiterbildung im In- und Ausland.

Die Wurzeln der Carl Remigius Fresenius Education gehen bis 1848 zurück. In diesem Jahr gründete Carl Remigius Fresenius in Wiesbaden sein „Chemisches Laboratorium mit Ausbildungslabor“, aus dem später die heutige Hochschule Fresenius hervorging.

Bildung ist Teamwork: Rund 2.500 Mitarbeitende aus Lehre, Wissenschaft und Verwaltung setzen sich gemeinsam für den Bildungserfolg mehrerer Zehntausend Schüler:innen, Studierenden und Fortbildungsteilnehmer:innen ein. Sie bilden die Grundlage der Erfolgsgeschichte, die 1848 begann und bis heute andauert.

· Sicherstellung eines reibungslosen Ambulanzablaufs inklusive Optimierung interner Prozesse

· Eigenverantwortliches Termin- und Kapazitätsmanagement (persönlich, telefonisch und per E-Mail)

· Administrative Unterstützung der geschäftsführenden Leitung, z. B. durch Vor- und Nachbereitung von Unterlagen, Erstellung von Dokumenten und Statistiken, Reports und Entscheidungsgrundlagen

· Professioneller Umgang mit der Patientenverwaltungssoftware (PVS) sowie Verantwortung für eine strukturierte Datenpflege

· Vorbereitung, Koordination und Unterstützung bei der Abrechnung

· Bearbeitung und Verwaltung von Psychotherapie-Anträgen sowie Kommunikation mit Krankenkassen und externen Partnern

· Erstellung von Auswertungen und Kennzahlen zur organisatorischen Weiterentwicklung der Ambulanz

· Unterstützung der Netzwerkarbeit mit Zuweisern, Kooperationspartnern und internen Fachbereichen

· Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie allgemeines Office-Management

· Verantwortung für die Bestellung und Verwaltung von Büro- und Therapiematerialien

· Mitwirkung bei der Verwaltung von Manualen und der Testothek

· Organisation von Meetings, Raumplanung und Sicherstellung reibungsloser Abläufe

· Ansprechpartnerin für Patientinnen und Patienten, Therapeutinnen und Therapeuten sowie Studierende

· Einarbeitung und Begleitung von Studierenden in die Abläufe der Ambulanz

· Vorbereitung und Einführung elektronischer Ambulanzabläufe und digitaler Patientenakten

· Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Service- oder Gesundheitsbereich – insbesondere als Medizinische Fachangestellte (MFA)

· Erfahrung in administrativen und verwaltungsspezifischen Tätigkeiten, idealerweise in einer Ambulanz, Praxis oder einer ähnlichen Einrichtung

· Mehrjährige relevante Berufserfahrung

· Wünschenswert: Erfahrung in einer psychotherapeutischen Praxis, einem Ausbildungsinstitut oder im Gesundheitswesen

· Hohe soziale Kompetenz, Empathie und Freude am Umgang mit Menschen

· Ausgeprägte Serviceorientierung, organisatorisches Talent und hervorragende Kommunikationsfähigkeit

· Selbständige, gewissenhafte und zielorientierte Arbeitsweise sowie schnelle Auffassungsgabe

· Teamfähigkeit, Belastbarkeit und professionelles Durchsetzungsvermögen

· Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Arbeitsprozessen

· Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit großem Gestaltungsspielraum in einem sinnstiftenden Umfeld

· Einen sicheren Arbeitsplatz in einem zukunftsorientierten und dynamischen Unternehmen

· Eine kollegiale und wertschätzende Arbeitskultur mit flachen Hierarchien und gelebtem Teamzusammenhalt

· Arbeitgeberfinanziertes Deutschlandticket

· Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben sowie Zugang zu einem Familienservice

· 30 Tage Urlaub + 2 zusätzliche freie Tage

· Vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten, z. B. kostenlose berufsbegleitende Studiengänge (Bachelor/Master) innerhalb der Unternehmensgruppe

· Betriebliche Gesundheitsförderung, z. B. Kooperationen mit Fitnesspartnern

· Angebote für ein nachhaltigeres Leben, z. B. Bike-Leasing

· Attraktive Zusatzleistungen wie betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen und Corporate Benefits